sábado, 16 de enero de 2010

Sí creo en las otras reuniones...

A raiz de un debate abierto en Habilidades Directivas 2.0 en Linkedin ("Estoy reunido pero... ¿Merece la pena?" ) por mi admirado Agustí Brañas en  el que se cuestionan las reuniones en las organizaciones me gustaría aportar una visión a contracorriente.


Parece que existe un consenso: hay improductividad en las reuniones. Y desde el punto de vista motivacional, a nadie les gusta. ¡las reuniones son improductivas!



Para ello aportamos diversas metodologías y técnicas de gestión de reuniones, habilidades directivas y management. Creo que los tiros no van por ahí.





Pienso que el mal está en esta misma definición de reunión que estamos dando para la gestión eficaz de las mismas.

Una organización no es más que una reunión, o una macroreunión compuesta de microreuniones. Y es una reunión extendida a Clientes, colaboradores, proveedores y sociedad en general.

Si definimos la reunión tal y como lo estamos haciendo actualmente, entonces el resto del tiempo (95%) ¿qué es? ¿trabajo individual? Ufff me da qué pensar.

Creo en la reunión continua, constante y abierta, en la reunión a pie de máquina, en la reunión en el pasillo, en la reunión telefónica o en la online, en las redes sociales, en la reunión en la que el técnico esté con el comercial y el cliente, en la reunión en recepción, en la reunión con uno mismo, en la interrupción...


No me gusta que en la empresa existan un par de salitas frias y herméticas destinadas a tal efecto donde los convocados entran encogidos de hombros sin saber a qué van o con miedos. Toda la empresa es una reunión viva. 




La mayoría de las reuniones que se convocan son por cosas como:

- Ha existido un mal entendido o una urgencia.
- Desde arriba no saben en qué situación está el Proyecto o el pedido.
- Se quiere volver a comunicar un tema, una política o una gestión que no ha quedado clara.
- Exponer información de los indicadores de un periodo.
- Pepito, o el área/Departamento no sé qué no se entera de no para qué se está haciendo algo y entorpece el Proyecto.
-...


Aquí tenemos la respuesta a la pregunta: ¿por qué la mayoría de reuniones se convocan son improductivas?

En definitiva, porque viene como consecuencia de una falta de una buena comunicación anterior y o de una mala gestión del conocimiento previa. Es decir, de no saber trabajar en común, de no reunirse continuamente y de fomentar el trabajo individualizado.

Por ejemplo, no entiendo la razón de poner un límite de tiempo, según una gestión eficaz de reuniones. ¿Por qué ha de durar 2 horas como mucho? ¿para tener que repetirla al de un mes ya que no sé sacó provecho? ¿para que los participantes opinen después y en corrillo?. El límite lo marcará otro parámetro, generalmente la información obtenida, si es válida o no. Las reuniones no son más que “puertas de acceso” a otro tema. 


O ¿Por qué existen las reuniones periódicas? ¿para seguimiento? Habrá que reunirse cuando se tenga la información necesaria para pasar la "puerta de acceso" a otro tema. Muchas reuniones periódicas son iguales que la anterior porque no hay variación alguna.

o ¿y por qué se convoca una reunión el 15 de Mayo a las 8:30 h.? ¿por qué es Lunes y estamos todos? ¿para tener tiempo suficiente para reunirse? Si se tiene la información relevante antes pues antes habrá que reunirse. Creo en el just in time del conocimiento.


Este debate mismo generado en Linkedin no deja de ser más que una reunión.

Acaso: ¿tiene convocados? ¿tiene horario? ¿tiene objetivos? ¿tiene orden del día? ¿alguien va a levantar acta?, y lo mejor ¿alguno de vosotros ha venido con la reunión preparada?


Este post es también una reunión ya que se puede comentar. Y aunque sólo hubiera oyentes que no participan, también lo sería....si bien, prefiero que te animes. Gracias.

8 comentarios:

  1. Me gusta la visión que tienes sobre la reuniones, yo la comparto según tu criterio, aunque hoy por hoy las salas son necesarias. Las personas tendemos a hacer de nuestro trabajo algo "nuestro", y siempre es bueno tener un lugar común para unificar criterios.

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  2. Gracias Borja por tu aportación,

    La verdad es que tampoco puedo poner un "pero" a tu "aunque". Sólo te rebariría dentro de una sala de reuniones ;-)

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  3. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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  4. Para mi el secreto de las reuniones, y tengo muchas, es encauzarlas en un contexto diferente. En el momento que haces olvidar "al personal" de que no es una reunión ya es una reunión. Por lo tanto será productiva.

    Salu2. Buen rincón.

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  5. Me parece perfecto descontextualizarlas, José.

    Buena idea. Muchas gracias por pasarte por aquí, tu casa.

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  6. Álex,

    Muy interesante tu reunión-debate.

    También creo que hay una tipología infinita de reuniones (y las informales-de pasillo son vitales y esas no hay que acotarlas con tiempos y otras formalidades en este caso supérfluas.

    Sin embargo "nos quedan" las formales y esas, he podido comprobar personalmente, lo diferentes que pueden resultar para un participante si en lugar de "entrar en una sala fría sin saber a quñé vas y con miedos...", sabes qué se espera de tí y que no hay nada que temer y mucho por hacer...

    Eva

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  7. Muchas gracias Eva!

    La verdad es que estoy aprendiendo mucho en tu blog.

    Un saludo,

    Alejandro

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  8. Y yo disfrutando mucho del tuyo... y encima ahora he descubierto que puedo disfrutar al mismo tiempo de mi queridísimo Serrat...

    Un abrazo,

    Eva

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